Acsimで瞬時に"情報を構造化"。要件定義を「武器」に、少数精鋭チームでDX支援事業を拡大

• 社名：合同会社PLANET
• 業種：DX支援・システム開発
• お話を伺った方：合同会社PLANET 代表 寺井さま

■導入前の課題

• 要件定義等の上流工程が属人的スキルに依存
• 統一されたフォーマットやルールがなく引継ぎが非効率
• 少数精鋭で効果を最大化するための工数削減の必要性

■導入後の効果

• 業務フロー図を作成する作業工数が6〜7割削減
• PMの案件並行数が増加し、売上の倍増に期待
• 新人教育の補助機能を担うため、採用のハードル低下

少数精鋭で目指す「属人化しない組織運営」 鍵となる要件定義の改革へ踏み出す

──PLANETさまの事業内容と、寺井さまが担当している業務を教えてください。

寺井さま： PLANETでは、システム受託開発やDX支援を中心に、クリエイティブやスポーツ振興まで多岐にわたる事業を展開しています。私が所属するDX事業部では、中小企業のお客さまを中心に、業務の効率化や基幹システムの刷新といった課題に対して、上流工程から設計・実装・導入支援まで一貫してサポートしています。特に、お客さまの要望に合わせてゼロからシステムを構築するフルスクラッチでの開発が案件の7〜8割を占めており、深い業務理解と高い柔軟性が求められます。そうした背景から、DX事業部では、単なるシステム開発にとどまらず、業務そのものをどう設計し直すかという上流工程を特に重視しています。

そのなかで私は、PM（プロジェクトマネージャー）として、業務要件の整理や業務フローの作成など、要件定義工程をメイン業務で担当しています。DX事業部は業務委託を含めて5名ですが、要件定義を担えるのは私を含めた2名だけ。実質的には私1人で複数プロジェクトを回している状況です。

──これまで要件定義にどのような課題を感じていましたか。

寺井さま： 会社として「属人化しない組織運営」を目指しているのですが、要件定義という工程は、お客さまの曖昧な要望を言語化し、複雑な業務フローを構造化する必要があるため、どうしても担当者個人の経験やスキルに依存しがちです。特に、上流工程で作成する要件定義書や設計書においては、担当者によってドキュメントの構成や記載の粒度、視点が異なるため、プロジェクトごとに成果物の品質や形式にばらつきが出てしまうことが課題でした。これは個人の負荷の問題というよりも、組織としてDX支援を継続的に提供していくうえでの構造的な課題だと捉えていました。

たとえば、同じチーム内でもPMが変わるとアウトプットのドキュメントが大きく異なり、後続のメンバーが情報を読み解くのに時間を要することもありました。引き継ぎが非効率になるだけでなく、抜け漏れや曖昧な要件が原因となり、後工程で手戻りが発生するリスクも高まります。

実際に、中小企業向けのプロジェクトでは手戻りが発生するケースが非常に多く、要件定義だけでも3〜6ヶ月かかることも珍しくありません。その背景には、発注側が要望を言語化しきれていない、ドキュメント文化が根付いていない、意思決定者の関与が遅れるなど、認識のズレや要件の曖昧さが生まれやすい構造的な要因があります。合意形成や認識合わせに時間がかかり、受注機会を逃してしまうケースすらありました。

私たちのような少数精鋭の組織では、工数を最小限に抑えながら、誰が担当しても一定の品質でアウトプットできる仕組みが必要だと感じていました。

決め手は「業務フロー」起点。 プロトタイプまで一気通貫でつなぐ唯一無二のサービス

──以前はどのように要件定義を行っていたのでしょうか。

寺井さま： Acsim導入前は、業務フローの可視化やドキュメント作成をFigmaやExcelで行っていました。議事録やヒアリングメモを整理しながら、自分の頭で構造を組み立てる作業だったので、非常に時間がかかっていた印象です。

また、ヒアリングをもとに起こすフロー図や要件一覧も「どう整理するか」は経験とセンスに依存していて、新人が同じレベルの成果物を作るのは難しいと感じています。だからこそ、Acsimが情報を自動で構造化してくれる点には大きな価値を感じています。

──Acsim導入のきっかけを教えてください。

寺井さま： 以前より業務の中でChatGPTなどの生成AIを使って、ドキュメント作成の効率化を模索していました。そのなかで、「要件定義をAIで支援する」という新しいサービス領域があると知り、いくつかの類似ツールを調査・比較していくなかでAcsimに出会いました。

──導入の決め手はなんだったのでしょうか。

一番の決め手となったのは、「業務フロー」を起点に、要件定義書や機能一覧までアウトプットできる点でした。他のツールにもドキュメントを整える機能はありましたが、ヒアリング情報から複雑な業務フロー図を自動で生成し、そこから設計資料や機能一覧にまで落とし込めるサービスはAcsimだけでした。単なる効率化ツールではなく、当社の要件定義プロセスそのものに組み込めると感じたのが大きかったです。

当社はフルスクラッチの開発をメインとしているため、上流で設計した成果物をそのまま下流の開発工程に接続できる一貫性は非常に大きな価値でした。さらに、Acsimは業務フローをもとにそのままプロトタイプを構築できるツールとも柔軟に連携できる点も大きな魅力でした。

業務フロー図の作成工数を6〜7割削減。 As-IsとTo-Beの自動構造化で、合意形成までのスピードを加速

──Acsimの導入によってどのような成果が出ていますか。

寺井さま： 導入からまだ3ヶ月ほどですが、すでに3〜4件の既存プロジェクトにAcsimを活用しており、明確な成果を感じています。

最も効果を実感しているのは、業務フロー図の作成工数の削減です。以前は、1つの業務フローを整理・ドキュメント化するだけでも相当な時間と労力を要していましたが、Acsimを使うことで作業時間が体感として6〜7割ほど削減できています。

業務フロー図の作成は要件定義の中でも特に工数がかかる部分なのですが、Acsimは議事録やヒアリング内容等のテキスト情報を入力するだけで、現状（As-Is）と理想（To-Be）の業務フローを自動的にビジュアル化してくれるため、大幅な効率化が実現できました。そのおかげで関係者との認識のすり合わせも非常にスムーズになり、合意形成までのスピードも明らかに上がっています。

今後は、これまで1人あたり2〜3件が限界だったPMの同時稼働数についても、状況次第では増やせる可能性を感じています。人を増やさずとも同時に走らせられる案件を増やしていくことで、少人数でも品質を落とさず、より多くのDX支援案件に向き合える体制を目指していきたいと考えています。

──Acsimの使い勝手はいかがでしょうか。

寺井さま： 価格帯に対してUI/UXの完成度が高く、非常に満足しています。
AIが提示してくれる論点や業務フローは、抜け漏れがないかの二重チェックとして大変役立っています。経験則で「ここはやらなくてもいい」と削った要件についても、AIが「何をなぜ削ったのか」を明確化してくれるため、品質を担保しながら考える時間を削減できています。

また、経験が浅いメンバーにとっては、Acsimの「要確認箇所をアラートしてくれる機能」が大きな支えになります。そのサポート機能が補助的な立ち位置となり、一人である程度の成果物を作れるようになります。それだけでチームにとっては大きな戦力です。

要件定義の高速化を武器に 「新規受注拡大」と「人材育成」の両輪で組織を進化させる

──最後に、今後の展望を教えてください。

寺井さま： 新規の0→1での案件でもAcsimを活用することで、要件定義にかかる期間そのものを大きく短縮していきたいと考えています。たとえば、これまでは6ヶ月かかっていた要件定義を3ヶ月に、3ヶ月かかっていたものを1〜2ヶ月に短縮するイメージです。プロジェクト全体のスピードを高めることで、これまでフルスクラッチ開発の工数負担を理由に見送っていた新規案件についても、Acsim活用を前提とした体制で積極的に受注・対応していきたいです。

また、当社は少数精鋭の体制ということもあり、これまでは即戦力採用に限定せざるを得ませんでした。しかし今後は、Acsimを教育の補助ツールとして活用することで、教育コストを抑えながら人材を育成することができるようになると思います。未経験者やジュニア人材でも一定レベルのアウトプットを出せる環境を整えることで、採用の間口を広げつつ組織としての対応力を高めていく。この変化は、事業の成長に大きなインパクトをもたらすと期待しています。要件定義を個人の経験や勘に頼る工程ではなく、組織として再現可能な強みに変えていくことが、今後のPLANETの成長にとって重要だと考えています。

──新規のフルスクラッチ案件でも成果が出せるよう、Acsimがご支援させていただきます。貴重なお話をありがとうございました！